Na matéria anterior, Começa a temporada de assembléias ordinárias nos condomínios. Como ter uma assembléia de sucesso!, comentamos como realizar uma Assembléia Geral Ordinária – AGO, pois é neste momento em que acontecem algumas decisões importante referente a gestão do seu condomínio da administração anterior e vindoura. Nesta assembléia, que acontece uma vez por ano, conforme a Lei 4591/64 e a Convenção do Condomínio, é que se realiza a prestação de contas da gestão anterior, a eleição da nova administração, a aprovação do orçamento para o próximo ano e definição da taxa ordinária do condomínio.
No 5º item falamos que ao passar a palavra para o síndico para fazer a exposição de prestação de contas do exercício findo. O síndico deve se preparar para a assembléia, preparar planilhas e gráficos referentes às contas e relatórios das tarefas executadas em seu mandato. É exatamente sobre este assunto que pretende-se comentar de forma minuciosa e detalhada em como fazer uma prestação de contas do seu condomínio.
Uma prestação de contas de um condomínio para ser bem feita começa desde o dia da eleição ou do primeiro dia do mandato do síndico. Todo candidato a síndico para ser eleito deve apresentar um plano de trabalho na assembléia, desta forma os condôminos poderão eleger o candidato que apresentar a melhor proposta. Nesta assembléia também é aprovado o orçamento para o próximo mandato e a taxa ordinária condominial. É conveniente que os candidatos ao mandato de síndico tenham um conhecimento prévio das contas atuais do condomínio para que possa apresentar seu plano de trabalho como proposta de gestão. Desta forma, após ser eleito o síndico, este apresentará sua proposta orçamentária que deve ser votada e aprovada, bem como a valor da taxa ordinária condominial compatível com a previsão orçamentária (Como elaborar uma boa previsão orçamentária será tema da próxima matéria).
O Plano de Trabalho e a Previsão Orçamentária são exatamente estes os instrumentos que norteiam a gestão para o mandato de sua sindicância. Por este motivo é que falamos que a prestação de contas começa no inicio do novo mandato. Em um segundo momento, o síndico ao receber o primeiro balancete de sua gestão é importante reunir com a empresa de administração ou assessoria condominial para conhecer a estrutura, forma e disposição das contas contábeis que compõe o balancete, e fazer as anotações e observações necessárias. É recomendável que a apreciação do primeiro balancete seja feito pela administradora ou assessoria condominial, juntamente com o síndico e o conselho fiscal/consultivo, no intuito de dirimir qualquer dúvida ou falta de entendimento desde o primeiro momento.
Atualmente alguns condomínios já apresentam impresso juntamente com a taxa condominial um balancete simplificado ou uma relação de receita e despesa referente ao mês anterior ou de dois meses atrás. Este procedimento é uma forma de informar os condôminos como está sendo gasto os recursos do condomínio. Todos os balancetes dever ser analisados pelo conselho fiscal/consultivo, que deve emitir seu Parecer referente ao mês analisado. É recomendável que o conselho ao receber o balancete se reúna para que seja feita a analise e o parecer em conjunto, evitando que um conselheiro fique um mês ou mais com um balancete para depois passar para o outro membro, onde as vezes somente o primeiro, normalmente o mais criterioso faça as observações e os demais simplesmente assinam sem fazer qualquer questionamento. O Conselho Fiscal deve exercer sua função, atribuição e responsabilidade para as quais foram eleitos. Quando estiver faltando um mês para o final do mandato o Síndico deve reunir toda a documentação de sua gestão e preparar um relatório de prestação de contas. Esta prestação de contas não é apenas financeira, mas sim uma prestação de contas completa, como os seguintes documentos:
a) Relatório de execução comparativo do o Plano de Trabalho – apresentar o Plano de Trabalho proposto na época da candidatura e a execução do plano, caso seja necessário justifique os ajustes do plano e possível falta de execução;
b) Prestação de Contas Financeira – deve ser preparado um balancete financeiro anual, destacando as principais despesas, fazer um comparativo entre os saldos iniciais e finais das contas Ordinária, Fundo de Reservas e Extraordinária se houver, apresentar os saldos da conta corrente e caixa, apresentar alguns gráficos para facilitar a apresentação e fazer um comparativo com a previsão orçamentária aprovada na AGO;
c) Relatório de inadimplência – nunca divulgue a relação de inadimplência seja ela por nome ou unidade do condômino, é conveniente que esta apresentação seja feito em forma de gráfico, apresentar se houve acréscimo ou redução e que medidas foram adotadas para reduzir a inadimplência, tais como: medidas administrativas e judiciais;
d) Relatório de necessidades – este relatório deve conter as principais necessidades a serem adotadas pela próxima gestão, priorizando pela urgência e gravidade das medidas a serem adotadas, no intuito de dar continuidade ao bem estar da comunidade, e por último;
e) Parecer Anual do Conselho Fiscal – É recomendável que o síndico apresente o Parecer do Conselho Fiscal/Consultivo para a apreciação das contas e colocar em votação na assembléia. Este parecer deve indicar pela aprovação, aprovação com resalvas ou rejeição das contas.
De posse de toda essa documentação o síndico estará preparado para realizar a Prestação de Contas para a assembléia. Atualmente alguns síndicos ou administradoras fazem esta prestação de contar com apresentação de “PowerPoint”, tornando a assembléia mais clara e objetiva. É importante que o síndico se prepare para este evento, pois é assembléia que validará a sua gestão. Outra coisa importante é que esta apresentação deverá ser clara, para que não haja dúvidas e ter um tempo para exposição, no intuito de não alongar demasiadamente a assembléia.
Seguindo estas orientações acredita-se que irá fazer uma boa apresentação. Se seu condomínio não tem uma forma organizada de realizar a prestação de contas, proponha a seu síndico que adote estes procedimentos.
