Tudo que você precisa saber sobre prestação de contas em condomínio

Você quer se preparar com antecedência para a prestação de contas anual, mas aí vem a pergunta: por onde começar a prestação de contas do condomínio?

Transparência e bom convívio são importantes em qualquer ambiente. Porém, vivendo em um condomínio, essas duas características se tornam fundamentais. Parte do processo de transparência, a prestação de contas do condomínio anual é obrigatória conforme o art. 1348, VIII, do Código Civil. É de atribuição do síndico ordenar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão.

Organizar uma apresentação contendo todas as despesas e investimentos feitos durante o ano é um desafio que exige uma certa preparação. Inclusive, é recomendável que sejam feitas amostras parciais das contas para que a demonstração final seja mais clara e compreendida melhor pelos moradores. Além disso, separar em partes a prestação de contas vai tornar mais simples para o síndico a organização da versão anual.

Reuniões onde são apresentadas as decisões de um ano inteiro podem ser difíceis para todos, síndico e moradores. Por isso, busque dar as informações de maneira mais direta e clara que conseguir.

Separamos aqui algumas dicas e termos para ajudar você a elaborar a prestação de contas de condomínio, que vai deixar os condôminos mais satisfeitos com a sua gestão.

Quais são os documentos essenciais na hora da prestação de contas em condomínio?

Se você é síndico de primeira viagem deve estar perdido com todos os itens administrativos que estão aparecendo em sua prestação de contas, por isso, decidimos explicar cada um deles.

Fique atento a nossa lista:

 – Relatório do Orçamento – O orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão deve ser revisitado para uma comparação com o que foi feito, analisando o que foi gasto a mais e o que foi gasto a menos.Ou seja, a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.

 – Relatório de Receitas – Este relatório basicamente se divide em duas: condôminos adimplentes e inadimplentes, tendo neste último o acréscimo de multas por atraso na taxa condominial. Outra possível receita é o valor de aluguéis de espaços comuns do condomínio. Nunca esqueça das pastas e da documentação original comprobatória de todas as receitas do condomínio.

 – Relatório de Despesas– Para facilitar o entendimento, divida em três contas: Fixas – folha de pagamento, contratos fixos, seguros, administrativos, entre outros porém têm sempre valores muito próximos mensalmente; Variáveis – manutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal; e Extras – obras ou consertos extraordinários. É recomendável já informar despesas de emergência, para que, assim que aprovada a prestação de contas, já se possa agilizar o orçamento da próxima gestão.

 – Balancete – Resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como o saldo do mês e o saldo atual.

• Saldo do mês: é a diferença entre as receitas e despesas do mês vigente. 
• Saldo atual: é o total que o condomínio tem em caixa. Para calcular este valor basta somar o quanto o condomínio tinha em caixa no mês anterior com o saldo mês atual. 

 – Inadimplência – Divulgar as métricas relevantes sobre o assunto, como porcentagens, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas para redução do índice.

Prestação de contas em condomínio: como organizar os documentos?

Agora que você já sabe os documentos que precisam estar na sua prestação de contas, é importante entender melhor como organizar essas informações. Os condomínios organizam toda a documentação em uma pasta. É nela que estão todos os documentos que já foram citados, juntamente com todos os comprovantes.

Online ou física, a pasta nada mais é que um repositório onde se encontra todas as movimentações financeiras e documentos do que ocorreu no condomínio durante todos os meses daquele ano. Como é um conteúdo extenso, fica a cargo do síndico deixar claro cada uma das informações, dividindo as informações de forma organizada, explicando cada uma das divisões.

É importante esclarecer que, sendo um documento do condomínio, a pasta precisa estar acessível a todos os moradores. O síndico e os conselheiros têm prioridade, mas qualquer pessoa que reside no prédio pode verificar o conteúdo.

Para organização do síndico é facilitar na hora de prestar contas ao condomínio, sugerimos que você utilize uma planilha com o fluxo de caixa do condomínio. Dessa forma, mensalmente você atualiza as movimentações financeiras e pode compartilhar com os condôminos. Assim como os documentos, essa planilha pode estar acessível para todos os moradores.

Não existe uma regra rígida de organização, mas a sugestão é iniciar pelo balancete, em seguida apresentar as receitas e despesas, e por último os inadimplentes. Antes de cada etapa é interessante fazer um resumo do que está sendo especificado nos documentos daquele mês, assim você facilita o entendimento daqueles que vão verificar a pasta. Fique atento: gastos extraordinários, folha de pagamento também devem constar na pasta nos meses indicados.

Resumindo, para organizar você deve

1. Separar em uma pasta todas as despesas do condomínio;
2. Ter uma pasta com todos os comprovantes de receitas do condomínio;
3. Atualizar mensalmente a planilha com todas as receitas e despesas do condomínio;
4. Deixar os documentos e planilha de fluxo de caixa acessíveis para todos os moradores.

Qual o papel do Conselho Fiscal na prestação de contas do condomínio?

O conselho fiscal do condomínio, formado por parte dos membros da diretoria, é responsável por averiguar todos os gastos feitos ao longo do ano. É ele que orienta sobre todo o recurso utilizado. Normalmente, o conselho se reúne mensalmente para avaliar a pasta juntamente com o síndico.

É fundamental esclarecer que na prestação de contas em condomínio, não é o conselho que aprova os gastos anuais. São os moradores que, durante a assembleia, concordam ou não com o que foi apresentado. O papel dele é órgão consultivo do síndico, para assessorá-lo na solução dos problemas que digam respeito ao condomínio, podendo a convenção definir suas atribuições específicas, conforme diz a Lei 4591/94.

Como apresentar a prestação de contas do condomínio?

Agora que você sabe todas as etapas que devem constar em sua prestação de contas, é preciso dar um passo à frente. Por mais que você tenha todas as informações documentadas e completas, se não apresentá-las de um jeito acessível, pode deixar dúvidas ou mesmo maus entendidos. Esse cuidado aumenta a credibilidade e confiança no síndico, gerando mais andamento e fluidez.

Pensando na sua apresentação temos algumas dicas que podem ser úteis:

1 – Prepare-se antes do dia da reunião. Tenha informações importantes anotadas e as organize de maneira que fiquem acessíveis a você caso alguém faça uma pergunta. É fundamental solucionar as dúvidas dos condôminos durante a reunião.

2 – Prepare o material de apoio para ser entregue aos condôminos. A prestação de contas possui muitas informações e nem todos os moradores vão conseguir lembrar de tudo o que foi citado. Por isso, elabore algo que acompanhe sua apresentação, assim todos terão uma referência ao que você está explicando quando precisarem perguntar algo. Além disso, planilhas de gastos e outros podem ser incluídos nesse material.

3 – Prepare uma apresentação que seja visualmente estimulante. Use gráficos, compare informações de anos anteriores com o atual. Tome cuidado para que o material entregue e sua apresentação sejam complementares.

4 – Quando for abordar custos procure deixar as informações claras. Separe por categorias como, por exemplo, reformas, custos mensais, segundas chamadas, etc.

5 – Deixe claro que as informações podem ser acessadas por todos sempre que houver necessidade. Se considerar importante mostrar cada uma das depesas, faça isso no material que entregará no início da reunião.

Informações extras para síndicos de primeira viagem

Parte fundamental da prestação de contas é o balancete. Você deve estar se questionando, qual a diferença entre a prestação de contas e o balancete? Bem, ambos têm semelhanças, porém balancete é a parte estritamente financeira, já a prestação de contas compreende outros aspectos do condomínio que não estão em planilhas de fluxo de caixa. Além disso, na prestação de contas pode ser que, durante a reunião de assembleia, os presentes peçam para verificar os extratos do banco e notas fiscais para fazer a contraprova.

Se o condomínio tiver um contador próprio ou um escritório de contabilidade ao seu dispor, tudo ótimo. É só organizar as contas, não esquecer nenhuma nota e deixar que eles façam o trabalho. Mas e se for o síndico a pessoa responsável por fazer essa parte contábil? Muitas vezes a falta de experiência e de familiaridade com alguns termos contábeis podem prejudicar a prestação de contas final.

Por isso, preparamos um glossário rápido com os termos contábeis que você precisa saber na hora de fazer a prestação de contas do condomínio: 

Receita: é todo dinheiro recebido. No caso do condomínio, são as taxas condominiais, rateios para despesas extras e outra fonte de renda que existir. 

Despesas: tudo o que o condomínio gastou é discriminado aqui, desde o pagamento dos funcionários, manutenção as áreas comuns, até aquelas extraordinárias que não estavam previstas no orçamento inicial do condomínio. 

Resultado do Exercício: total das receitas menos o total das despesas ocorridas durante aquela gestão. 

Resultado Corrente: é o total das receitas menos o total das despesas, não contando com as despesas e receitas extraordinárias. Este resultado é importante para planejar o orçamento do próximo ano. 

Resultado Transitado: são os valores vindos do ano anterior, ou seja a soma do saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa, transitados do Exercício anterior. 

Resultado a Transitar: são os valores do ano em questão mais o resultado transitado. Este Resultado será distribuído pelo saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa no último dia do ano.

Trabalhar com a gestão financeira, ainda mais quando você está à frente de um condomínio muito grande, é bastante delicado, além de ser uma tarefa que toma tempo.

Então uma sugestão:

 
Se você ainda não muita prática com a prestação de contas, uma ótima saída é contratar uma administradora ou um contador, mesmo que seja um condomínio de pequeno porte. Assim você pode otimizar mais seu tempo e focar em outras tarefas.

Mas se o seu objetivo é se aprofundar mais, aprender como fazer o balancete e ficar a frente da gestão financeira do seu condomínio, disponibilizamos uma planilha de fluxo de caixa para facilitar no controle da movimentação financeira, e que é de extrema utilidade na hora de fazer a apresentação de prestação de contas do condomínio, baixe aqui!

As contas não foram aprovadas e agora?

Se mesmo depois de organizar e apresentar as informações a prestação de contas for reprovada, é preciso verificar algumas questões relevantes. Muitas vezes a discordância em algum ponto pode ser solucionada dentro da assembleia. Nesses casos é possível remarcar o encontro e o síndico se compromete em apresentar os ajustes. Caso a divergência persista é preciso verificar o que está previsto na Convenção do Condomínio, que em geral vai apontar para a verificação junto ao Conselho Fiscal. Em casos onde não há um entendimento entre quem reclamou e o síndico, existe a possibilidade de uma ação judicial.

Você conseguiu aprender um pouco mais sobre prestação de contas em condomínio? Deixe suas sugestões nos comentários abaixo.

Fonte: Townsq