RESPONSÁVEL PELA PRESTAÇÃO DE CONTAS: SÍNDICO é obrigado a prestar contas de sua gestão, anualmente, diante da Assembleia Geral.
CONTABILIDADE EM CONDOMÍNIOS: por lei não há obrigatoriedade de o condomínio contratar um profissional que faça a contabilidade. Mas é altamente recomendável a contratação de um profissional da área contábil ou de uma empresa especializada para assessorá-lo nesse trabalho. Isso não exime o síndico da responsabilidade de fiscalizar e acompanhar o trabalho.
O que é contabilidade?
Ciência que tem por objetivo o estudo das variações quantitativas e qualitativas ocorridas no patrimônio (conjunto de bens, direitos e obrigações) das entidades (qualquer pessoa física ou jurídica que possui um patrimônio). Ou seja, ela tem como objetivo fornecer informações estruturadas através de informes contábeis de qualidade e que permitam ao usuário tomar decisões gerenciais.
Para fazer a contabilidade do condomínio, é preciso, em primeiro lugar, organizar todos os documentos para que haja uma boa administração das finanças (receitas, despesas e investimentos).
Escrituração dos livros contábeis e do livro caixa;
Prestação de contas (mensal) e anual (Demonstrações Contábeis); Elaboração de orçamentos; Apurar e emitir Guias de Recolhimento de INSS, FGTS, ISS, DARF do IRRF, DARF do PIS s/ folha de pagamento; Boletos bancários das taxas condominiais normais e extras; Registro de obrigações trabalhistas: registro de empregado em livro próprio (admissão e demissão), rescisão de contrato de trabalho; atualização da Carteira De Trabalho E Previdência Social – CTPS.
Eu costumo dizer que uma boa contabilidade, em qualquer entidade, costuma contribuir para evitar dissabores tais como erros, fraudes, etc. Através da contabilidade é possível encontrar manipulação de despesas (majoração de produtos, propina, nota fiscal fria, recibo falso). Então o monitoramento constante e severo pelo síndico, pelos moradores ou pelo Conselho Fiscal é essencial.
DICAS PARA ELABORAÇÃO DO LIVRO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS (BALANCETE)
- Agende os pagamentos das contas e organize os documentos em uma pasta sanfonada c/ 31 divisórias;
- Consulte sua administradora ou escritório de contabilidade a possibilidade de usar ferramentas tais como o PJ BANK (processo de digitalização do movimento financeiro);
- Segregar as RECEITAS (Taxas de condomínio, cotas extras, fundo de reserva e multas);
- Fazer o mesmo com as DESPESAS (Ex.: despesas com pessoal, administrativo, operacional, etc.); Divulgue o balancete mensalmente (seja na taxa condominial ou no site do condomínio);
- Controle e monitore inadimplência constantemente;
- Converse com o jurídico e elabore um plano de ação para combater a inadimplência no condomínio.
Estabeleça os prazos, observado o que preceitua a convenção, para ajuizar a cobrança, caso não surta efeito na via administrativa; Compete ao síndico:
(…) VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; Como?
ASSEMBLEIA ANUAL
Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno. Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
TAXAS E FUNDOS CONDOMINIAIS
Deve-se atentar à Convenção relativamente ao método de rateio das despesas. Algumas convenções estipulam que o rateio deve ser efetuado com base em orçamento de despesas previstas no mês (dentro do orçamento anual aprovado pela Assembleia). No entanto, nem sempre as despesas mensais orçadas correspondem à efetiva realidade, seja porque o padrão monetário sofre permanente deterioração (inflação), seja porque há necessidades não previstas (como gastos de manutenção) no orçamento.
Tecnicamente falando, o melhor é conduzir o orçamento com base no “fluxo de caixa acrescido de provisões”. Este sistema é mais compatível com a realidade atual do Brasil, onde a inflação não dá tréguas e a realização de orçamentos é por vezes dificultada por cenários econômicos variáveis e ajustes repentinos (como convenção coletiva e encargos tributários que aumentam subitamente as despesas).
O melhor é convencionar, na Assembleia, que as despesas orçadas, salvo ajuste específico (como data anterior à convenção coletiva que reajusta salários dos funcionários ou reajuste de honorários do síndico) será baseada nas despesas efetivadas do mês. Isto facilita bastante os cálculos, porém exige uma contabilidade em dia.
Rateio Conforme Orçamento Condominial
O rateio é feito dividindo-se as despesas previstas para o mês de cobrança das taxas condominiais pelas unidades condominiais ou critério previsto na Convenção (por exemplo, algumas Convenções determinam que o critério seja a metragem do imóvel). Acresça-se a este valor o fundo de reserva.
Exemplo: O orçamento condominial para o ano de 2017 é R$ 300.000,00 (trezentos mil reais), devidamente aprovado pela Assembleia. Não se fixou o valor mensal deste rateio, de forma que se entende que o rateio mensal deverá ser de R$ 300.000,00: 12 = R$ 25.000,00/mensais.
A Convenção estabelece que o rateio seja pelas unidades condominiais, que no condomínio em questão são de 100 (cem) unidades. O fundo de reserva estipulado na Convenção é de 10% (dez por cento).
DICAS PARA ELABORAR a previsão orçamentária do condomínio
1) avaliar o histórico dos gastos dos últimos 12 meses do condomínio;
2) solicite antecipadamente (ao menos 90 dias antes) a prévia do orçamento ao escritório de contabilidade contendo os gastos detalhados;
3) divida as contas do condomínio com cada gasto em uma linha e avalie os cálculos pela média mensal, e não mês a mês;
4) PROJETE OS ÍNDICES PARA O PRÓXIMO ANO (inflação, índices de aumento dos contratos permanentes tais como contabilidade, jurídico, elevadores e outros, bem como os reajustes de funcionários advindos dos acordos coletivos)
5) calcule o índice de inadimplência e inclua na previsão orçamentária
6) na análise das contas esteja atento para identificar e separar o que é benfeitoria, despesas imprevistas e gastos ordinários
7) a previsão orçamentária ideal é aquela capaz de cobrir as despesas necessárias para o bom funcionamento do condomínio, sem sobras excessivas, mas também não muito enxuta. é importante ter um respiro.
8) recomendo que o síndico elabore a previsão orçamentária com os demais membros da administração e apresente-a na ago explicando cada ítem. é preciso dar a palavra aos moradores para ouvir sugestões e submeter à aprovação.
9) importante não ceder a pressão de moradores, por exemplo, para não aumentar o condomínio e comprometer o orçamento.
10) caso os moradores não aprovem a previsão orçamentária o síndico deve apresentar alternativas tais como: formar uma comissão para rediscutir e apresentar em nova assembleia em prazo menor possível.
11) se ao longo do ano o síndico perceber déficit nas contas deve imediatamente convocar assembleia. não se deve ficar usando o fundo de reserva para cobrir déficit de despesas ordinárias.
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